Genom att fortsätta använda sajten utan att ändra dina browserinställningar godkänner du att vi använder cookies. När du använder sajten och våra tjänster kommer vi även att behandla dina personuppgifter i enlighet med vår integritetspolicy.

Dashboard

Statistik när det händer

Utforska statistiken

Arbetsbelastning

Grunden i statistiken är de grupper som ingår i ett arbetsflöde och som behöver ha översikt över inkommande och pågående ärenden. Grupperna väljs utifrån befintliga grupper i ärendesystemet.

Genom graferna kan men se hur många inkommande och stängda ärenden som finns i varje vald grupp. Detta är centralt för varje ärendegrupp och visar hur hög belastningen är på gruppen. Tumregel är att det ska vara dubbelt så många stängda (gröna) ärenden. Då vet man att personalen hinner med och ev. backlog (pågående/öppna ärenden) arbetas av. Det visar också att det finns tillräckligt med personal och tid för proaktivt arbete.

Grafen kan också visa om personal jobbar aktivt med ärenden eller om det jobbas vid sida om ärendehanteringssystemet. Då ser man att det är få ärenden fast personalen har fullt upp att göra.

Veckoöversikt

I veckoöversikten ser man hur veckan har varit men framför allt så ser man nuvarande backlog (pågende/öppna ärenden) som ändras över veckan. Varje dag är sammanställd med samtliga gruppers resultat.

I slutet på veckan är det bra att samla grupperna och gå igenom hur veckan varit och hur mycket som stängts och som är kvar av ärenden.

Incidenter/felanmälan

Nästa alla typer av ärenden hanteras efter principen först-in-först-hantering. Detta gäller inte incidenter och felanmälan som måste hanteras efter prioritering och där tid är en viktig faktor. Då är det av största vikt att grupperna ser antal ärenden som ligger på vänt och i kö och som behöver snabb hantering.

Det har visat sig att när statistik visas öppet i landskapet så kortas tiderna ned avservärt på hög och mellan-prioriterade ärenden. Känsla av vad som är viktigt i grupperna kan förmedlas snabbt vid stora och mindre akuta incidenter och grupperna kan själva börja prioritera sins emellan.

Pågående Prioriet 1-ärenden

När det händer en större händelse i verksamheten så är det svårt att få ut informationen till hela gruppen. Genom att visa alla pågående P1-ärenden så vet gruppen vad som händer och vem som ansvara för just en visst ärende.

Det finns klockslag, status och uppdaterad beskrivning av ärendena. Detta har visat sig lättare att ta till sig än att se de i listan i själva ärendehanteringssystemet.

Roller som incident-mananger uppskattar speciellt detta då de kan agera direkt när incidenten sker, då de ofta inte aktivt sitter ärendesystemet.

Exporterbar lista på incidenter/felanmälan

Det är bra att snabbt kunna se hur många incidenter/felanmälan som finns men för att börja jobba proaktitv med speciellt backlog och ärenden som ingen rörts på länge, så är det bra att kunna få ut en lista med underlag för att kunna ta upp på veckomöte. Listan gör att det är lätta att proaktivt få ned backlog och komma ikapp.

Topp 5

Ett annat bra sätt att se belastning och även att fånga när det händer något extra i verksamheten, är att titta på topp 5-kategorier av incidenter och beställning. Vid hög belastning av en kategori kan extra personal sättas in ifrån andra grupper eller linjer.

Det är också ett bra sätt att visa hur väl ärenden kategoriseras i grupperna och kan tas upp på veckomöten för att få bättre statistik i framtiden.

Inkommande ärendetyper

Ärenden kan komma in på olika sätt i verksamheten och de påverkar alla olika beroende på interaktion, mängd information som följer med och detta medger hur snabbt ett ärende kan lösas.

Till expempel så tar telefonsamtal väldigt mycket tid i anspråk för att lösa ett ärenden, medan ärenden ifrån ett formulär i en portal ger rätt information till handläggare och lösning kan gå fortare. Men detta gäller inte alla organisationer och ska bedömmas ifrån fall till fall. Det viktiga är att det går att enkelt se hur ärenden kommer in och om det behövs, det går att agera utifrån rätt information.

Ärenden över dygnet

Beroende på verksamhet så kommer ärenden in olika mycket under dagen/dygnet. Detta påverkar raster och möjligheter till mötestid. Genom att enkelt se på en graf när ärenden kommer in så får gruppen en känsla när det går att ta rast, gå på lunch eller ha möten.

Grafen ger också en bra indikering när något viktigt har hänt och inkommande stapel skjuter i höjden. Även här infinner sig känslan av vad som är viktigt och att gruppen samlas för att lösa en större mängd ärenden.